人事档案管理制度
1. 目的
将企业人事档案管理工作制度化，规范化
维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。
便于相关人事档案材料的借阅和使用。
2. 适用范围
适合公司总部及全国各办事处及分支机构
3. 人事档案分类
员工人事档案分为以下四大类：
3.1 入职档案
3.1.1 个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。
3.1.2 劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。
3.2 培训档案
新员工入职培训试卷、培训心得。
参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。
培训服务协议。
3.3 职位档案
职位说明书、职务说明书、职务任命书。
职务变动申请、职位职务变更记录。
3.4 薪酬考核档案
试用期考核表、员工试用期总结表。
季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。
工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。
3.5 其他档案
个人党、团相关资料。
各类奖励、处罚记录。
离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、
其他补充协议。
4. 人事档案的归档
归档的程序如下：
首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。
按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。
在目录上补登材料名称及有关内容。
将新材料放入档案。
5. 人事档案的核查核对
检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：
突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。
对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
6. 人事档案的转递
档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：
取出应转走的档案。
在档案底账上注销。
填写《转递人事档案材料的通知单》。
按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。
另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
7. 人事档案利用的方式
人事档案的利用有多种方式：
7.1 查阅
设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。
7.2 借出使用
相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。
7.3 出具证明材料
一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。
8. 人事档案利用的手续
在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的 重要保证
8.1 查阅手续
查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
8.2 外借手续
首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章，负责人签字；再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，及时在外借登记上注销。
8.3 出具证明材料的手续
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
9. 人事档案保密规定及保存期限
9.1 公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。
9.2 公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。
